→ Секреты деловой email-переписки. Понятие "скрытая копия", учимся не делать глупости Безошибочно отправить копию на указанный e mail

Секреты деловой email-переписки. Понятие "скрытая копия", учимся не делать глупости Безошибочно отправить копию на указанный e mail

Одной из самых востребованных функций на сайте является форма заявки или заказа, данные из которой отправляются на почту владельцу сайта. Как правило такие формы являются простыми и состоят из двух трех полей для ввода данных. Как же создать такую форму заказа? Здесь потребуется использование языка разметки HTML и языка программирования PHP.

Язык разметки HTML сам по себе несложен, нужно всего лишь разобраться в том как и где ставить те или иные теги. С языком программирования PHP все немного сложнее.

Для программиста создать такую форму не составит труда, а вот HTML верстальщику может показаться сложным некоторые действия.

Создаем форму отправки данных в html

Первая строка будет следующей

Это очень важный элемент формы. В нем мы указываем каким способом будут передаваться данные и какому файлу. В данном случае все передачется методом POST файлу send.php. Программа в этом файле соответственно должна принять данные, они будут содержаться в post массиве, и отправить их на указанный email адрес.

Вернемся к форме. Вторая строка будет содержать поле для ввода ФИО. Имеет следующий код:

Тип формы text, то есть пользователь сможет ввести или скопировать сюда текст с клавиатуры. Под параметром name содержится название формы. В данном случае это fio, именно под таким именем будет передаваться все, что пользователь введен в данноу поле. Параметр placeholder указывает на то, что будет записано в этом поле в виде пояснения.

Следующая строка:

Здесь практически все то же самое, но имя для поля указано email, а пояснении указано, чтобы пользователь в эту форму ввел свой адресс электронной почты.

Следующей строкой будет кнопка "отправить":

И последней строкой в форме будет тэг

Теперь соберем все вместе.





Теперь сделаем так, чтобы поля в форме стали обязательными для заполнения. Имеем следующий код:





Создаем файл, принимающий данные из HTML формы

Это будет файл с именем send.php

В файле на первом этапе нужно принять данные из пост массива. Для этого создаем две переменные:

$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];

Перед названиями переменных в php ставится знак $, в конце каждой строки ставиться точка с запятой. $_POST это массив в который передаются данный из формы. В форме html при этом указан метод отправки method="post". Так, приняты две переменные из формы html. Для целей защиты своего сайта нужно провести эти переменные через несколько фильтров - функций php.

Первая функция преобразует все символы, которые пользователь попытается добавить в форму:

При этом новые переменные в php не создаются, а используются уже имеющиеся. Что сделает фильтр, он преобразует символ "<" в "<". Также он поступить с другими символами, встречающимися в html коде.

Вторая функция декодирует url, если пользователь попытается его добавить в форму.

$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);

Третей функцией мы удалим пробелы с начала и конца строки, если таковые имеются:

$fio = trim($fio);
$email = trim($email);

Существуют и другие функции, позволяющие отфильтровать переменные php. Их использование зависит от того, насколько вы опасаетесь того, что злоумышленник попытается добавить программный код в данную форму отправки данных на почту html.

Проверка данных, передаваемых от HTML формы в файл PHP

Для того, чтобы проверить, работает ли этот код, передаются ли данные можно просто их вывести на экран при помощи функции echo:

echo $fio;
echo "
";
echo $email;

Вторая строка здесь нужна для того, чтобы разделить вывод переменных php на разные строки.

Отправляем полученные данные из формы HTML на почту при помощи PHP

Для отправки данных на почту нужно воспользоваться функцией mail в PHP.

mail("на какой адрес отправить", "тема письма", "Сообщение (тело письма)","From: с какого email отправляется письмо \r\n");

Например, нужно отправить данные на email владельца сайта или менеджера [email protected].

Тема письма должна быть понятной, а сообщение письма должно содержать то, что указал пользователь в HTML форме.

mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n");

Необходимо добавить условие, которе проверит отправилась ли форма при помощи PHP на указанные адрес электронной почты.

if (mail("[email protected]", "Заказ с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n"))
{
echo "сообщение успешно отправлено";
} else {
}

Таким образом программный код файла send.php, который отправит данные HTML формы на почту будет выглядеть следующим образом:

$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
//echo $fio;
//echo "
";
//echo $email;
if (mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n"))
{ echo "сообщение успешно отправлено";
} else {
echo "при отправке сообщения возникли ошибки";
}?>

Три строки для проверки, передаются ли данные в файл закомментированы. При необходимости их можно удалить, так как они нужны были только для отладки.

Помещаем HTML и PHP код отправки формы в один файл

В комментариях к этой статье многие задают вопрос о том, как сделать, чтобы и HTML форма и PHP код отправки данных на почту находились в одном файле, а не двух.

Для реализации такой работы нужно поместить HTML код формы в файл send.php и добавить условие, которое будет проверять наличие переменных в массиве POST (этот массив передается из формы). То есть, если переменные в массиве не существуют, то нужно показать пользователю форму. Иначе нужно принять данные из массива и отправить их адресату.

Давайте посмотрим как изменить PHP код в файле send.php:



Форма заявки с сайта


//проверяем, существуют ли переменные в массиве POST
if(!isset($_POST["fio"]) and !isset($_POST["email"])){
?>





} else {
//показываем форму
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
if (mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n")){
echo "Сообщение успешно отправлено";
} else {
echo "При отправке сообщения возникли ошибки";
}
}
?>

Существование переменной в POST массиве мы проверяем PHP функцией isset(). Восклицательный знак перед этой функцией в условии означает отрицание. То есть, если переменной не существует, то нужно показать нашу форму. Если бы я не поставил восклицательный знак, то условие дословно означало бы - "если существует, то показать форму". А это неправильно в нашем случае. Естественно, что вы можете переименовать его в index.php. Если будуту переименовывать файл, то не забудьте переименовать название файла и в строке

. Форма должна ссылаться на эту же страницу, например index.php. В код я добавил заголовок страницы.

Частые ошибки, возникающие при отправке PHP формы с сайта

Первая, наверное самая популярная ошибка, это когда вы видите пустую белую страницу без сообщений. Это означает, что вы допустили ошибку в коде страницы. Вам нужно включить отображение всех ошибок в PHP и тогда вы увидите, где допущена ошибка. Добавьте в код:

ini_set("display_errors","On");
error_reporting("E_ALL");

Файл send.php должен запускаться только на сервере, иначе код просто не будет работать. Желательно, чтобы это был не локальный сервер, так как он не всегда настроен на отправку данных на внешний почтовый сервер. Если вы запустите код не на сервере, то вам отобразиться код PHP прямо на странице.

Таким образом, для корректной работы я рекомендую поместить файл send.php на хостинг сайта. Там, как правило, все уже настроено.

Еще одна частая ошибка, когда появляется оповещение "Сообщение успешно отправлено", а письмо не приходит на почту. В этом случае нужно внимательно проверить строку:

if (mail("[email protected]", "Заказ с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n"))

Вместо [email protected] должен быть email адрес на который нужно отправить письмо, а вместо [email protected] должен быть существующий email данного сайта. Например для сайта сайт это будет . Только в этом случае письмо с данными из формы будет отправлено.

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

  • Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
  • Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
  • Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

  • Кому : пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
  • Копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
  • Скрытая копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy. Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди. А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум - к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Тема письма

О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».

Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd , среди которых придётся искать нужное письмо по теме.

Двадцать писем - это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой .

Итак, как правильно формулировать тему письма?

Ошибка № 1 : только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.

Удобно искать по таким темам?

Ошибка № 2 : кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.

Текст письма

Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова , Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.

В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.

Вопрос вежливости . В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая». Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение. Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.

Уважаем время своё и получателя!

Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, …».

Обращение . Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.

Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».

Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.

Цитирование . Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами - словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.

Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.

Цель письма . Деловые письма бывают двух видов:

  • когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
  • и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.

Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Неправильно : «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».

Правильно : «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».

Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.

Подпись в тексте . Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи».

Писать или не писать контакты в подписи - личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами - обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи.

Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание. Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50). Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно. Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы.

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов - очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка : огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

  • Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
  • Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
  • Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения - их имя . Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx». С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия - отказ потенциального клиента - или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше - «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта - это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок - минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам - телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту. Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона - не ждать от собеседника мгновенных ответов по email. Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Например, « ». Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему.

Важно понять и принять, что электронная почта - это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Поэтому папка «Входящие» должна быть всегда пустой. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку.

Что делать с письмами во входящих? Нужно пройтись последовательно по каждому письму и удалить его. Да, просто выделить и нажать на клавиатуре Delete. Если не получается заставить себя удалить письмо, придётся принимать решение, что с ним делать.

  1. Можете ответить на него за три минуты? Нужно ли на него отвечать? Да, нужно, и ответ займёт не более трёх минут, тогда отвечайте сразу.
  2. Отвечать нужно, но подготовка ответа займёт более трёх минут. Если пользуетесь планировщиком задач, позволяющим преобразовать письмо в задачу, превратите email в таск и на время забудьте о нём. Я, например, использую совершенно замечательный сервис Doit.im. Он позволяет сгенерировать персональный email-адрес: пересылаешь на него письмо, и оно превращается в задачу. Но если у вас нет планировщика задач, перенесите письмо в подпапку «0_Выполнить».
  3. После быстрого ответа на письмо, превращения его в задачу или простого ознакомления необходимо решить, что делать с этим сообщением дальше: удалить или отправить в одну из папок на длительное хранение.

Вот какие папки для длительного хранения есть у меня.

  • 0_Выполнить. У меня такой папки нет, но если у вас нет планировщика, повторюсь, сюда можно складывать письма, требующие детальной проработки. Эту папку тоже нужно регулярно очищать, но уже с вдумчивым подходом в специально выделенное на это время.
  • 1_Справ. Сюда я складываю письма со справочной информацией: приветственные письма с логинами от различных веб-сервисов, билеты на предстоящие рейсы и так далее.
  • 2_Проекты. Здесь хранится архив переписки по партнёрам и проектам, с которыми есть текущие взаимоотношения. Естественно, для каждого проекта или партнёра заведена отдельная папка. В папку партнёра я складываю письма не только от его сотрудников, но и письма от сотрудников «Неба», связанные с этим партнёром. Очень удобно: при необходимости вся переписка по проекту под рукой за пару кликов.
  • 3_Музей. Сюда я закидываю те письма, которые и удалить жалко, и польза от них неочевидна. Также сюда перекочевывают папки с закрытыми проектами из «2_Проекты». Словом, в «Музее» хранятся первые кандидаты на удаление.
  • 4_Документы. Здесь лежат письма с электронными образцами документов, которые могут пригодиться в будущем для бухгалтерии, например акты сверок от клиентов, билеты по состоявшимся поездкам. Папка во многом перекликается с папками «2_Проекты» и «1_Справ», только в ней хранится бухгалтерская информация, а в папке «2_Проекты» - управленческая. В «4_Документы» - мёртвая информация, а в «2_Проекты» - живая.
  • 5_Знания. Сюда я складываю только действительно полезные рассылки, к которым хочу вернуться через время для вдохновения или поиска решений.

Есть и другие настройки почтового клиента, важные для работы этой системы. Во-первых, по умолчанию в Thunderbird стоит флажок «Помечать сообщения как прочитанные». Я предпочитаю делать это осознанно, поэтому флажок долой! Для этого заходим в меню «Инструменты» → «Настройки» → «Дополнительно» → «Чтение и отображение».

Во-вторых, используем фильтры . Раньше я активно применял фильтры, которые по адресу отправителя автоматически переправляли письма в соответствующие папки. Например, письма от юриста перемещались в папку «Юрист». Отказался от такого подхода по нескольким причинам. Первая: письма от юриста в 99% случаев относятся к какому-либо проекту или партнёру, а значит, подлежат перемещению в папку этого партнёра или проекта. Вторая: решил добавить осознанности. Вы сами должны решить, где должно храниться конкретное письмо, а искать необработанные сообщения удобнее только в одном месте - во входящих. Сейчас фильтры использую только для разнесения по папкам автоматических регулярных писем из различных систем, то есть писем, не требующих от меня принятия решений. Фильтры в Mozilla Thunderbird настраиваются в меню «Инструменты» → «Фильтры сообщений».

Итак, при правильном подходе на электронную почту должно уходить от 10 до 60 минут в день в зависимости от объёма переписки.

Да, и ещё одно. Вы ведь уже отключили уведомления о приходе новых писем? ;)

Бэкап Mail.ru по сети осуществляется с помощью плагина "E-mail" по протоколу IMAP. Программа Handy Backup обеспечивает прямое копирование почты Mail без использования локальных клиентов и промежуточных сайтов.

Принципы резервного копирования Mail.ru с помощью Handy Backup

Плагин "E-mail" предоставляет доступ с помощью протокола IMAP к любому удалённому серверу почты, поддерживающему этот протокол, в том числе к почтовому сервису mail.ru (backup Mail.ru). Резервная копия почты Mail ru с помощью этого плагина создаётся в автоматическом режиме.

Как сделать бэкап почты Mail.ru с помощью плагина E-mail?

Чтобы сделать бэкап почты Mail.ru автоматизированной задачей Handy Backup, воспользуйтесь, пожалуйста, следующей инструкцией:

  1. Откройте Handy Backup. Вызовите новую задачу с помощью клавиш Ctrl+N или кнопки.
  2. Выберите в мастере созданий задачи резервное копирование данных на Шаге 1.
  3. Перейдите к Шагу 2 и выберите в списке источников данных плагин E-mail .

  1. Щёлкните на плагине дважды, или нажмите кнопку добавления – откроется окно плагина.
  2. В открывшемся диалоге введите данные вашего аккаунта для бэкапа Mail.ru
  3. >

На заметку: полный набор стандартных настроек для бэкапа почты Mail.ru — сервер imap.mail.ru, порт 993, тип подключения SSL/TLS, авторизация "Plain’.

  1. Нажмите ОК – программа установит соединение. Вернитесь в окно плагина.
  2. Отметьте данные для копирования почты mail.

Примечание. Вы можете делать бэкап Mail с точностью до одного сообщения.

  1. Отметив все нужные данные, снова нажмите ОК и вернитесь к Шагу 2.
  2. Продолжайте создание вашей задачи. Подробнее о шагах задачи можно узнать в Руководстве Пользователя .

Скачать

Купить!

Версия 8.1.1 от 16 декабря 2019 . 106 MB
Программа резервного копирования Handy Backup. 1200 RUB за лицензию

Решение Standard содержит весь набор функций для резервного копирования mail.ru и хранения копий почтовых сообщений на популярных носителях данных.

Преимущества бэкапа почты Mail.ru с Handy Backup

Широкий выбор хранилищ данных

Вы можете выбрать на Шаге 3, куда вы сохраните backup почты Mail.ru. К вашим услугам широкий спектр хранилищ, включая локальные и съёмные диски, серверы FTP, сетевые диски и устройства NAS, облака Яндекс.Диск, Google Диск, Dropbox, OneDrive, специальное хранилище HBDrive и т.д.

Защита и сжатие данных

Шифруйте ваши сообщения 128-битным ключом с помощью видоизменённого алгоритма BlowFish. Сжимайте данные в один файл или по отдельности в ZIP-архив. Или оставьте данные неизменными, чтобы просматривать и модифицировать бэкапы mail без восстановления.

Разнообразие возможностей бэкапа Mail

Выбирайте инкрементальное, дифференциальное или смешанное резервное копирование почты mail для экономии времени и сетевого траффика. Храните несколько версий бэкапа mail.ru, снабжённых по необходимости временными метками. Избавляйтесь от устаревших бэкапов.

Вызов других программ до или после задачи

Пользуйтесь возможностью запустить другие задачи, например, почтовый клиент с POP3-протоколом или сборщик мусора, до или после выполнения задачи бэкапа почты Mail.ru. Автоматизируйте копирование почты Mail в рамках вашего рабочего цикла!

Автоматический запуск и повторение задач

Запускайте резервное копирование Mail в определённое время, и повторяйте его в установленные промежутки от месяцев до минут включительно. Привяжите запуск задачи к системному событию или подключению диска USB. Используйте автозапуск пропущенных задач.

Другие возможности управления

Запускайте Handy Backup как службу Windows или как программу в командной строке, чтобы не отвлекать пользователя. Рассылайте уведомления по E-mail о проделанной работе. Пользуйтесь отчётами и журналами для контроля работы. Запускайте задачи вручную с главной панели.

Резервное копирование почты Mail.ru с Handy Backup – полностью автоматизированный, высокоэффективный метод сохранения ваших сообщений. Попробуйте прямо сейчас, загрузив бесплатную 30-дневную пробную версию!

В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.

Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.

клиентские правила

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

    В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .

    На вкладке в разделе Правило

    Нажмите кнопку ОК .

Правила и оповещения .

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.


Совет:

Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.

Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

    В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .

    На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

    Нажмите кнопку ОК .

    Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .

Совет:

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Доброго времени! Сегодня мы поговорим о резервном копировании СМС, путем отправки всех сообщений со смартфона на электронную почту. Это может потребоваться как просто в целях сохранения переписки, так и для дальнейшей обработки сообщений, например поиска в сообщениях нужной информации (контактов, имен, цен и прочего) сторонними приложениями, которые в свою очередь работают с E-Mail. Разберем вариант такого копирования с использованием смартфона работающего на Android.

Создаем почтовый ящик

Для отправки и сохранения всех сообщений на E-Mail, для начала нужно зарегистрировать почтовый ящик, для этого отлично подойдет почта от yandex.ru . Можно также использовать свой действующий почтовый ящик, но я рекомендую зарегистрировать новый. Во первых со временем в нем скопиться большое число СМС сообщений, которые могут мешать при работе с обычными письмами, а во вторых в случае если вы будите подключать почтовый ящик к стороннему сервису для аналитики, не указывать в нем логин и пароль от основного E-Mail.

Устанавливаем на смартфон с Android приложение SMS Backup +

Для отправки всех SMS сообщений на почтовый ящик, потребуется установить и настроить специальное приложение SMS Backup +, скачать которое можно на сайте play.goole.com или apk-dl.com (альтернатива для смартфонов не использующих Google Play) или .

Приложение протестировано на Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Заявлена поддержка версии 2.xx.

Настраиваем SMS Backup +

  1. Запускаем приложение;
  2. После запуска приложения, в раскрывшемся меню выбираем пункт: Advanced settings;
  3. Далее переходим в Backup settings;
  4. Устанавливаем галочки на Backup SMS и Email subject prefix, снимаем галочки с Backup MMS, Backup Call log (MMS и история звонков нам не нужны, хотя их вы тоже можете резервировать);
  5. Возвращаемся в предыдущее меню и переходим в раздел IMAP Server settings;
  6. Выбираем пункт меню Authentication,

    устанавливаем значение параметра в Plain text;

  7. Выбираем пункт меню Server address, прописываем значение: imap.yandex.ru:993

  8. Выбираем пункт меню Security прописываем значение: SSL

  9. Выбираем пункт меню Login (You IMAP account) указываем логин, затем выбрав пункт меню Password (You IMAP account password) указываем пароль от yandex.ru почты;
  10. В главном меню устанавливаем галочку на Auto backup;
  11. Далее переходим в Auto backup settings, выбираем пункт меню Regular schedule и устанавливаем временной интервал, с периодичностью которого СМС будут отправлять на указанный нами аккаунт почтового ящика (например каждые 2 часа).

Приложение SMS Backup + позволяет не только делать резервные копии на E-Mail, но и восстанавливать сообщения с него. Соответствующие настройки восстановления можно найти в разделе Advanced settings -> Restore settings.

После отправки сообщений на E-Mail, все они будет размещены в папке под названием: SMS.

Анализируем СМС переданные на Email

После получения списка СМС на адрес электронной почты, можно с помощью специального программного обеспечения анализировать содержащиеся в них данные. Например можно отслеживать СМС от банка с сообщениями о денежных поступлениях и списаниях, на основании чего вести финансовый учет в автоматическом режиме. Подобное решение реализовано мною для «сайта совместных покупок», когда все СМС сообщения от Банка полученные Организаторами СП собираются в одном месте, анализируются и на основании их, система в панели управления выводит данные о том — какой из пользователей сделавший заказ, произвел оплату.

 

 

Это интересно: