Сравнить два документа excel на совпадения. Сравнение данных в Excel на разных листах. Видео сравнения двух файлов MS Excel с помощью функций и

Если другие пользователи имеют право на редактирование вашей книги, то после ее открытия у вас могут возникнуть вопросы "Кто ее изменил? И что именно изменилось?" Средство сравнения электронных таблиц от Майкрософт поможет вам ответить на эти вопросы - найдет изменения и выделит их.

Важно: Средство сравнения электронных таблиц доступно только с версиями Office профессиональный плюс 2013 и Office 365 профессиональный плюс.

Результаты сравнения отображаются в виде таблицы, состоящей из двух частей. Книга в левой части соответствует файлу, указанному в поле "Compare" (Сравнить), а книга в правой части - файлу, указанному в поле "To" (С чем). Подробные сведения отображаются в области под двумя частями таблицы. Изменения выделяются разными цветами в соответствии с их типом.

Интерпретация результатов

Другие способы работы с результатами сравнения

Если вы хотите сохранить результаты или проанализировать их в другом приложении, экспортируйте их в файл Excel или скопируйте и вставьте в другую программу, например Microsoft Word. Можно также получить более точное представление каждого листа с отображением форматирования ячеек, близкое к тому, что вы видите в Excel.

Вы можете экспортировать результаты в файл Excel, более удобный для чтения. Выберите Home > Export Results (Главная > Экспорт результатов).

Чтобы скопировать результаты и вставить их в другую программу, выберите Home > Copy Results to Clipboard (Главная > Копировать результаты в буфер обмена).

Чтобы отобразить форматирование ячеек из книги, выберите Home > Show Workbook Colors (Главная > Показать цвета книги).

Другие причины для сравнения книг

Допустим, в вашей организации ожидается аудиторская проверка. Вам нужно проследить данные в важных книгах, в которых показаны изменения по месяцам и по годам. Это поможет вам найти и исправить ошибки раньше, чем до них доберутся проверяющие.

Средство сравнения электронных таблиц можно использовать не только для сравнения содержимого листов, но и для поиска различий в коде Visual Basic для приложений (VBA). Результаты отображаются в окне таким образом, чтобы различия можно было просматривать параллельно.

Каждый месяц работник отдела кадров получает список сотрудников вместе с их окладами. Он копирует список на новый лист рабочей книги Excel. Задача следующая: сравнить зарплату сотрудников, которая изменилась по отношению к предыдущему месяцу. Для этого необходимо выполнить сравнение данных в Excel на разных листах. Воспользуемся условным форматированием. Таким образом мы не только автоматически найдем все отличия в значениях ячеек, но и выделим их цветом.

Сравнение двух листов в Excel

В фирме может быть более ста сотрудников, среди которых одни увольняются другие трудоустраиваются, третьи уходят в отпуск или на больничный и т.п. В следствии чего могут возникнуть сложности со сравнением данных по зарплате. Например, фамилии сотрудников будут постоянно в разной последовательности. Как сделать сравнение двух таблиц Excel на разных листах?

Решить эту непростую задачу нам поможет условное форматирование. Для примера, возьмем данные за февраль и март, как показано на рисунке:

Чтобы найти изменения на зарплатных листах:

После ввода всех условий для форматирования Excel автоматически выделил цветом тех сотрудников зарплаты которых изменились по сравнению с предыдущим месяцем.



Принцип сравнения двух диапазонов данных в Excel на разных листах:

В определенном условии существенное значение имеет функция ПОИСКПОЗ. В ее первом аргументе находится пара значений, которая должна быть найдена на исходном листе следующего месяца, то есть «Март». Просматриваемый диапазон определяется как соединение значений диапазонов, определенных именами, в пары. Таким образом выполняется сравнение строк по двум признакам – фамилия и зарплата. Для найденных совпадений возвращается число, что по сути для Excel является истиной. Поэтому следует использовать функцию =НЕ(), которая позволяет заменить значение ИСТИНА на ЛОЖЬ. Иначе будет применено форматирование для ячеек значение которых совпали. Для каждой не найденной пары значений (то есть – несоответствие) &B2&$C2 в диапазоне Фамилия&Зарплата, функция ПОИСКПОЗ возвращает ошибку. Ошибочное значение не является логическим значением. Поэтому исползаем функцию ЕСЛИОШИБКА, которая присвоит логическое значение для каждой ошибки – ИСТИНА. Это способствует присвоению нового формата только для ячеек без совпадений значений по зарплате в отношении к следующему месяцу – марту.

Чтение этой статьи займёт у Вас около 10 минут. В следующие 5 минут Вы сможете легко сравнить два столбца в Excel и узнать о наличии в них дубликатов, удалить их или выделить цветом. Итак, время пошло!

Excel – это очень мощное и действительно крутое приложение для создания и обработки больших массивов данных. Если у Вас есть несколько рабочих книг с данными (или только одна огромная таблица), то, вероятно, Вы захотите сравнить 2 столбца, найти повторяющиеся значения, а затем совершить с ними какие-либо действия, например, удалить, выделить цветом или очистить содержимое. Столбцы могут находиться в одной таблице, быть смежными или не смежными, могут быть расположены на 2-х разных листах или даже в разных книгах.

Представьте, что у нас есть 2 столбца с именами людей – 5 имён в столбце A и 3 имени в столбце B . Необходимо сравнить имена в этих двух столбцах и найти повторяющиеся. Как Вы понимаете, это вымышленные данные, взятые исключительно для примера. В реальных таблицах мы имеем дело с тысячами, а то и с десятками тысяч записей.

Вариант А: оба столбца находятся на одном листе. Например, столбец A и столбец B .

Вариант В: Столбцы расположены на разных листах. Например, столбец A на листе Sheet2 и столбец A на листе Sheet3 .

В Excel 2013, 2010 и 2007 есть встроенный инструмент Remove Duplicate (Удалить дубликаты), но он бессилен в такой ситуации, поскольку не может сравнивать данные в 2 столбцах. Более того, он может только удалить дубликаты. Других вариантов, таких как выделение или изменение цвета, не предусмотрено. И точка!

Сравниваем 2 столбца в Excel и находим повторяющиеся записи при помощи формул

Вариант А: оба столбца находятся на одном листе

Подсказка: В больших таблицах скопировать формулу получится быстрее, если использовать комбинации клавиш. Выделите ячейку C1 и нажмите Ctrl+C (чтобы скопировать формулу в буфер обмена), затем нажмите Ctrl+Shift+End (чтобы выделить все не пустые ячейки в столбе С) и, наконец, нажмите Ctrl+V (чтобы вставить формулу во все выделенные ячейки).

Вариант В: два столбца находятся на разных листах (в разных книгах)

Обработка найденных дубликатов

Отлично, мы нашли записи в первом столбце, которые также присутствуют во втором столбце. Теперь нам нужно что-то с ними делать. Просматривать все повторяющиеся записи в таблице вручную довольно неэффективно и занимает слишком много времени. Существуют пути получше.

Показать только повторяющиеся строки в столбце А

Если Ваши столбцы не имеют заголовков, то их необходимо добавить. Для этого поместите курсор на число, обозначающее первую строку, при этом он превратится в чёрную стрелку, как показано на рисунке ниже:

Кликните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Insert (Вставить):

Дайте названия столбцам, например, “Name ” и “Duplicate? ” Затем откройте вкладку Data (Данные) и нажмите Filter (Фильтр):

После этого нажмите меленькую серую стрелку рядом с “Duplicate? “, чтобы раскрыть меню фильтра; снимите галочки со всех элементов этого списка, кроме Duplicate , и нажмите ОК .

Вот и всё, теперь Вы видите только те элементы столбца А , которые дублируются в столбце В . В нашей учебной таблице таких ячеек всего две, но, как Вы понимаете, на практике их встретится намного больше.

Чтобы снова отобразить все строки столбца А , кликните символ фильтра в столбце В , который теперь выглядит как воронка с маленькой стрелочкой и выберите Select all (Выделить все). Либо Вы можете сделать то же самое через Ленту, нажав Data (Данные) > Select & Filter (Сортировка и фильтр) > Clear (Очистить), как показано на снимке экрана ниже:

Изменение цвета или выделение найденных дубликатов

Если пометки “Duplicate ” не достаточно для Ваших целей, и Вы хотите отметить повторяющиеся ячейки другим цветом шрифта, заливки или каким-либо другим способом…

В этом случае отфильтруйте дубликаты, как показано выше, выделите все отфильтрованные ячейки и нажмите Ctrl+1 , чтобы открыть диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек). В качестве примера, давайте изменим цвет заливки ячеек в строках с дубликатами на ярко-жёлтый. Конечно, Вы можете изменить цвет заливки при помощи инструмента Fill (Цвет заливки) на вкладке Home (Главная), но преимущество диалогового окна Format Cells (Формат ячеек) в том, что можно настроить одновременно все параметры форматирования.

Теперь Вы точно не пропустите ни одной ячейки с дубликатами:

Удаление повторяющихся значений из первого столбца

Отфильтруйте таблицу так, чтобы показаны были только ячейки с повторяющимися значениями, и выделите эти ячейки.

Если 2 столбца, которые Вы сравниваете, находятся на разных листах , то есть в разных таблицах, кликните правой кнопкой мыши выделенный диапазон и в контекстном меню выберите Delete Row (Удалить строку):

Нажмите ОК , когда Excel попросит Вас подтвердить, что Вы действительно хотите удалить всю строку листа и после этого очистите фильтр. Как видите, остались только строки с уникальными значениями:

Если 2 столбца расположены на одном листе , вплотную друг другу (смежные) или не вплотную друг к другу (не смежные), то процесс удаления дубликатов будет чуть сложнее. Мы не можем удалить всю строку с повторяющимися значениями, поскольку так мы удалим ячейки и из второго столбца тоже. Итак, чтобы оставить только уникальные записи в столбце А , сделайте следующее:

Как видите, удалить дубликаты из двух столбцов в Excel при помощи формул – это не так уж сложно.

Статья даёт ответы на следующие вопросы:

• Как сравнить две таблицы в Excel?
• Как сравнивать сложные таблицы в Excel?
• Как производить сравнение таблиц в Excel с использованием функции ВПР()?
• Как формировать уникальные идентификаторы строк, если их уникальность изначально определяется набором значений в нескольких столбцах?
• Как фиксировать значения ячеек в формулах при копировании формул?

При работе с большими объемами информации пользователь может столкнуться с такой задачей, как сравнение двух табличных источников данных. При хранении данных в единой системе учета (например, системы на базе 1С Предприятие, системы, использующие SQL базы данных), для сравнения данных могут использоваться встроенные в систему или СУБД возможности. Как правило, для этого достаточно привлечь программиста, который напишет запрос к базе данных, или программный механизм отчета. С запросом может справиться и опытный пользователь, владеющий навыком написания запросов 1C, либо SQL.

Проблемы начинаются, когда требуется выполнить задачу сравнения данных срочно, а привлечение программиста и написание им запроса или программного отчета по времени может превысить установленные для решения задачи сроки. Еще одной не менее распространенной проблемой является потребность сравнения информации из различных источников. В таком случае постановка задачи для программиста будет звучать как интеграция двух систем. Решение такой задачи потребует более высокой квалификации программиста а также займет больше времени, чем разработка в единой системе.

Для решения обозначенных проблем идеальным приемом является использование для сравнения данных табличного редактора Microsoft Excel. Большинство распространенных систем управленческого и регламентированного учета поддерживают выгрузку в формат Excel. Эта задача потребует всего лишь определенной квалификации пользователя по работе с этим офисным пакетом и не потребует навыков программирования.

Рассмотрим решение задачи сравнения таблиц в Excel на примере. Мы имеем две таблицы, содержащие списки квартир. Источники выгрузки - 1С Предприятие (учёт строительства) и таблица в Excel (учёт продаж). Таблицы размещены в рабочей книге Excel на первом и втором листах соответственно.

Перед нами стоит задача сравнить эти списки по адресу. В первой таблице - все квартиры дома. Во второй таблице - только проданные квартиры и имя покупателя. Конечная цель - отобразить в первой таблице по каждой квартире имя покупателя (для тех квартир, которые были проданы). Задача осложняется тем, что адрес квартиры в каждой таблице является строительным и состоит из нескольких полей: 1) адрес корпуса (дома), 2) секция (подъезд), 3) этаж, 4) номер на этаже (например, от 1 до 4).

Для сравнения двух таблиц Excel нам нужно добиться того, чтобы в обеих таблицах каждая строка идентифицировалась бы одним полем, а не четырьмя. Получить такое поле можно объединив значения четырех полей адреса функцией Сцепить(). Назначение функции Сцепить() - объединение нескольких текстовых значений в одну строку. Значения в функции перечисляются через символ ";". В качестве значений могут выступать как адреса ячеек, так и произвольный текст, заданный в кавычках.

Шаг 1. Вставим в начале первой таблицы пустую колонку "A" и пропишем в ячейке этой колонки напротив первой строки с данными формулу:
=СЦЕПИТЬ(B3;"-";C3;"-";D3;"-";E3)
Для удобства визуального восприятия между значениями объединяемых ячеек мы установили символы "-".

Шаг 2. Скопируем формулу в нижеследующие ячейки колонки А.

Шаг 4. Для сравнения таблиц Excel по значениям следует воспользоваться функцией ВПР(). Назначение функции ВПР() - поиск значения в крайнем левом столбце таблицы и возвращение значения ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки. Первый параметр - искомое значение. Второй параметр - таблица, в которой будет осуществляться поиск значения. Третий параметр - номер столбца, из ячейки которого в найденной строке будет возвращено значение. Четвертый параметр - тип поиска: ложь - точное совпадение, истина - приближенное совпадение. Поскольку выходная информация должна быть размещена в первой таблице (именно в нее требовалось добавить имена покупателей), то формулу будем прописывать в ней. Сформируем в свободной колонке справа от таблицы напротив первой строки данных формулу:
=ВПР(A3;Лист2!$A$3:$F$10;6;ЛОЖЬ)
При копировании формул "умный" Excel автоматически изменяет адресацию ячеек. В нашем случае искомое значение для каждой строки будет меняться: A3,A4 и т.д., а адрес таблицы, в которой ведется поиск, должен оставаться неизменным. Для этого зафиксируем ячейки в параметре адреса таблицы символами "$". Вместо "Лист2!A3:F10" делаем "Лист2!$A$3:$F$10".

Иногда нужно просмотреть в таблице Access только те записи, которым соответствуют записи из другой таблицы, содержащие поля с совпадающими данными. Например, вам может быть нужно просмотреть записи сотрудников, обработавших хотя бы один заказ, чтобы определить, кто из них заслуживает поощрения. Или же вам может потребоваться просмотреть контактные данные клиентов, проживающих в одном городе с сотрудником, чтобы организовать личную встречу.

Если вам нужно сравнить две таблицы Access и найти совпадающие данные, возможны два варианта действий.

Создайте запрос, объединяющий поля из каждой таблицы, которые содержат подходящие данные, используя для этого существующую связь или объединение, созданное для запроса. Этот способ оптимален по скорости возврата результатов запроса, но не позволяет объединять поля с данными разного типа.

Создать запрос для сравнения полей, в котором одно поле используется в качестве условия для другого. Этот способ обычно требует больше времени, поскольку при объединении строки исключаются из результатов запроса до чтения базовых таблиц, тогда как условия применяются к результатам запроса после чтения этих таблиц. Зато поле можно использовать в качестве условия для сравнения полей с данными разного типа, чего нельзя сделать при использовании объединений.

В этой статье рассматривается сравнение двух таблиц для выявления совпадающих данных и приводится образец данных, которые можно использовать в примерах процедур.

В этой статье

Сравнение двух таблиц с помощью объединений

Для сравнения двух таблиц с помощью объединений нужно создать запрос на выборку, включающий обе таблицы. Если между таблицами еще нет связи по полям, содержащим нужные данные, вам нужно создать объединения по ним. Объединений можно создать сколько угодно, но каждая пара объединенных полей должна содержать данные одного и того же или совместимого типа.

Допустим, вы работаете в университете и хотите узнать, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки учащихся. В частности, вас интересуют оценки тех студентов, у которых профилирующим предметом является математика. У вас уже есть таблица, содержащая данные о профилирующих предметах, и таблица, содержащая данные о студентах, которые их изучают. Данные об оценках хранятся в таблице "Учащиеся", а данные о профилирующих предметах - в таблице "Специализации". Чтобы увидеть, как после недавних изменений в учебном плане изменились оценки у тех, кто специализируется на математике, вам нужно просмотреть записи из таблицы "Учащиеся", соответствующие записям в таблице "Специализации".

Подготовка примера данных

В данном примере вы создаете запрос, который определяет, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки студентов с соответствующим профилирующим предметом. Используйте две приведенные ниже таблицы: "Специализации" и "Учащиеся". Добавьте их в базу данных.

Access предоставляет несколько способов добавления этих таблиц образец базы данных. Можно ввести данные вручную, скопируйте каждую таблицу в электронную таблицу программы (например, Microsoft Office Excel 2007) и затем импортируйте листы в Access или можно вставлять данные в текстовом редакторе, например Блокнот и затем импортировать данные из результирующего текстовые файлы.

В пошаговых инструкциях этого раздела объясняется, как вводить данные вручную на пустой лист, а также как копировать примеры таблиц в Excel и затем импортировать их в Access.

Специализации

Код учащегося		Специализация

Учащиеся

Код учащегося		Семестр	Учебный план	Номер предмета	Оценка

Если вы собираетесь вводить пример данных в электронной таблице, можете .

Ввод примеров данных вручную

Если вас не интересует создание листа на основе примера данных, пропустите следующий раздел ("Создание листов с примерами данных").

Создание листов с примерами данных

Создание таблиц базы данных на основе листов

Сравнение образцов таблиц и поиск соответствующих записей с использованием объединений

Теперь все готово для сравнения таблиц "Учащиеся" и "Специализации". Так как связи между двумя таблицами не определены, вам необходимо создать объединения соответствующих полей в запросе. Таблицы содержат по несколько полей, и вам потребуется создать объединение для каждой пары общих полей: "Код учащегося", "Год", а также "Учебный план" (в таблице "Учащиеся") и "Специализация" (в таблице "Специализации"). В данном случае нас интересует только математика, поэтому можно ограничить результаты запроса с помощью условия поля.

На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов .

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу, которая содержит нужные записи (Учащиеся ), а затем дважды щелкните таблицу, с которой ее сравниваете (Специализации ).

Закройте диалоговое окно Добавление таблицы .

Перетащите поле Код учащегося из таблицы Учащиеся в поле Код учащегося таблицы Специализации . В бланке запроса между двумя таблицами появится линия, которая показывает, что создано объединение. Дважды щелкните линию, чтобы открыть диалоговое окно Параметры объединения .

Обратите внимание на три варианта в диалоговом окне Параметры объединения . По умолчанию выбран вариант 1. В некоторых случаях требуется добавить в параметры объединения дополнительные строки из одной таблицы. Так как вам нужно найти только совпадающие данные, оставьте для объединения значение 1. Закройте диалоговое окно Параметры объединения , нажав кнопку Отмена .

Вам нужно создать еще два объединения. Для этого перетащите поле Год из таблицы Учащиеся в поле Год таблицы Специализации , а затем - поле Учебный план из таблицы Учащиеся в поле Специализация таблицы Специализации .

В таблице Учащиеся дважды щелкните звездочку (* ), чтобы добавить все поля таблицы в бланк запроса.

Примечание: Учащиеся.* .

В таблице Специализации дважды щелкните поле Специализация , чтобы добавить его в бланк.

Показать столбца Специализация .

В строке Условие отбора столбца Специализация введите МАТЕМ .

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .

Сравнение двух таблиц с использованием поля в качестве условия

Иногда необходимо сравнить таблицы на основе полей с совпадающими значениями, но разными типами данных. Например, поле в одной таблице может иметь числовой тип данных, а сравнить его нужно с полем из другой таблицы, которое имеет текстовый тип данных. Поля, содержащие аналогичные данные разного типа, могут появиться при сохранении чисел в качестве текста (например, при импорте данных из другой программы). Так как создать объединения полей с данными разного типа невозможно, вам потребуется использовать другой способ. Для сравнения двух полей с данными разного типа можно использовать одно поле в качестве условия для другого.

Допустим, вы работаете в университете и хотите узнать, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки учащихся. В частности, вас интересуют оценки тех студентов, у которых профилирующим предметом является математика. У вас уже есть таблицы "Специализации" и "Учащиеся". Данные об оценках хранятся в таблице "Учащиеся", а данные о профилирующих предметах - в таблице "Специализации". Чтобы увидеть, как изменились оценки у тех, кто специализируется на математике, вам нужно просмотреть записи из таблицы "Учащиеся", соответствующие записям в таблице "Специализации". Однако у одного из полей, которые вы хотите использовать для сравнения таблиц, тип данных не такой, как у поля, с которым оно сопоставляется.

Для сравнения двух таблиц с использованием поля в качестве условия нужно создать запрос на выборку, включающий обе таблицы. Включите в запрос поля, которые хотите отобразить, а также поле, соответствующее тому полю, которое будет использоваться в качестве условия. Затем создайте условие для сравнения таблиц. Вы можете создать столько условий, сколько потребуется для сравнения полей.

Чтобы проиллюстрировать этот способ, мы используем , но в поле "Код учащегося" таблицы "Специализации" изменим числовой тип данных на текстовый. Так как нельзя создать объединение двух полей с разными типами данных, нам придется сравнить два поля "Код учащегося", используя одно поле в качестве условия для другого.

Изменение типа данных в поле "Код учащегося" таблицы "Специализации"

Откройте базу данных, в которой вы сохранили примеры таблиц.

В области навигации щелкните таблицу "Специализации" правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор .

Таблица "Специализации" откроется в режиме конструктора.

В столбце Тип данных измените для поля Код учащегося тип данных Число на Текст .

Закройте таблицу "Специализации". Нажмите кнопку Да , когда вам будет предложено сохранить изменения.

Сравнение примеров таблиц и поиск соответствующих записей с использованием условия поля

Ниже показано, как сравнить два поля "Код учащегося", используя поле из таблицы "Учащиеся" в качестве условия для поля из таблицы "Специализации". С помощью ключевого слова Like вы можете сравнить два поля, даже если они содержат данные разного типа.

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов .

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу Учащиеся , а затем таблицу Специализации .

Закройте диалоговое окно Добавление таблицы .

Перетащите поле Год из таблицы Учащиеся в поле Год таблицы Специализации , а затем - поле Учебный план из таблицы Учащиеся в поле Специализация таблицы Специализации . Эти поля содержат данные одного типа, поэтому для их сравнения можно использовать объединения. Для сравнения полей с данными одного типа рекомендуется использовать объединения.

Дважды щелкните звездочку (* ) в таблице Учащиеся , чтобы добавить все поля таблицы в бланк запроса.

Примечание: При использовании звездочки для добавления всех полей в бланке отображается только один столбец. Имя этого столбца включает имя таблицы, за которым следуют точка (.) и звездочка (*). В этом примере столбец получает имя Учащиеся.* .

В таблице Специализации дважды щелкните поле Код учащегося , чтобы добавить его в бланк.

В бланке запроса снимите флажок в строке Показать столбца Код учащегося . В строке Условие отбора столбца Код учащегося введите Like [Учащиеся].[Код учащегося] .

В таблице Специализации дважды щелкните поле Специализация , чтобы добавить его в бланк.

В бланке запроса снимите флажок в строке Показать столбца Специализация . В строке Условие отбора введите МАТЕМ .

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .

Запрос выполняется, и отображаются оценки по математике только тех учащихся, у которых этот предмет профилирующий.